Как выиграть тендер: пошаговая инструкция

Тендер — отличный шанс для любой компании. Он позволит заявить о себе, укрепить свою репутацию и не в последнюю очередь хорошо заработать на крупном заказе. Однако правила проведения тендеров в России достаточно сложны, и следует знать обо всех подводных камнях, если хочется не только поучаствовать в тендере, но и выиграть его.

С чего начать выигрывать тендеры: выбираем заказчика с учетом профиля — шаг 1

Первое, что требуется сделать для участия в тендере — найти подходящего заказчика. Сразу стоит отметить, что тендеров проводится очень много, но — поскольку большинство организаций, особенно небольших, не может принимать участие в десятках конкурсов одновременно — к выбору заказчика стоит отнестись очень серьезно. Компании, которая хочет подать заявку на участие в тендере, нужно оценить здраво и беспристрастно как минимум два момента:

Компания заказчика. Вам предстоит собрать информацию по следующим направлениям:

  • какие конкурсы проведены компанией-заказчиком;
  • кто становился победителем;
  • сколько раз;
  • как заказчиком выполнены обязательства перед добросовестным исполнителем и выполнены ли.

Собственные возможности.

  • Финансовые. Участие в тендере сулит прибыль, но и требует определенных финансовых вложений как на стадии подготовки к участию, так и нередко в процессе исполнения заказа. Сможете ли вы справиться своими силами или придется прибегнуть к помощи кредитных организаций?
  • Трудовые. Для ведения участия в тендере требуется определенный ресурс — вам придется подготовить всю необходимую документацию, провести презентацию товаров и услуг перед заказчиком и прочее. Есть ли у вас в компании люди с соответствующей квалификацией или придется обратиться за помощью к специалистам?

Кроме того, при выборе тендера нужно учитывать следующие аспекты:

  • величина контракта;
  • вид тендера:
    • открытый или закрытый. Большинство тендеров — открытые, то есть принять участие в них может любой желающий. Информации о закрытых тендерах вы в свободном доступе не найдете, поскольку все вероятные участники получают персональные приглашения. Чаще всего закрытый тендер проводится тогда, когда его исполнение связано с коммерческой или государственной тайной.
    • коммерческий или государственный. Коммерческие тендеры может устраивать любая коммерческая организация, она же и определяет критерии отбора победителей. Государственные тендеры, организаторами которых могут быть как органы госуправления, так и государственные корпорации, очень строго регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ, определяющим порядок проведения тендера и определения победителей.

Изучаем конкурсную документацию — шаг 2

Прежде чем начинать сбор документов для участия в тендере, нужно внимательно изучить документацию, предоставленную самим заказчиком, — она доступна в ЕИС (единой информационной системе госзакупок) или на ЭТП (электронной торговой площадке). Как правило, документация включает в себя проект договора, технические задания и спецификации, при необходимости — сметы и проекты. Недостаточно просто бегло просмотреть все это — вам необходимо тщательно изучить каждый документ, сопоставить требования заказчика и ваши возможности, учесть и его пожелания к исполнителю или поставщику (срок работы компании на рынке, опыт участия в тендерах), принципы определения победителей и другие условия, которые могут быть выдвинуты при проведении коммерческих тендеров.

Уточняем детали и обращаемся за разъяснениями — шаг 3

Каждый участник тендера имеет право обратиться к заказчику за дополнительной информацией или уточнениями (это нередко требуется, если документация оформлена с ошибками, что случается). Запрос разъяснений анонимен, он составляется в свободной форме и публикуется на ЭТП. Важно знать, что направлять такой запрос можно не позднее, чем за 72 часа до окончания срока принятия заявок (или за 5 дней до окончания приема заявок, если речь идет об открытом конкурсе). При этом заказчик обязан предоставить разъяснения в течение двух календарных дней. Если в установленные законом сроки ответа получено не было, вы имеете право подать жалобу в ФАС. Согласно 44-ФЗ на каждый тендер можно направлять до 3 запросов разъяснений.

Собираем документы для подачи заявки на участие в тендере — шаг 4

Это один из самых трудоемких этапов подготовки к тендеру. Для участия в тендере нужно предоставить необходимый минимум документов, определенный законодательством:

  • Документы, подтверждающие информацию о компании (название, адрес, ИНН);
  • Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
  • Документ, подтверждающий полномочия сотрудника, подающего заявку (копия решения о назначении на должность или доверенность);
  • Документы, подтверждающие соответствие компании требованиям к участникам конкурса;
  • Копии учредительных документов компании;
  • Документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия).

Но в некоторых случаях требуются и дополнительные бумаги — например, документы, которые подтверждают соответствие участника ограничениям, установленным заказчиком. Кроме того, заказчик коммерческого тендера вправе потребовать любые другие документы — например, справку об отсутствии налоговой задолженности.

На аспекте обеспечения заявки на участие стоит остановиться подробнее — именно с этим документом связаны основные трудности. Обеспечение заявки — это своего рода гарантия серьезности ваших намерений. Оно удостоверяет, что в случае победы вы не передумаете и не станете уклоняться от подписания контракта. Обеспечение заявки возвращается после подписания договора. Однако до этого момента вам нужно изыскать средства в требуемом объеме. Есть два варианта: изъять часть средств из оборота или предоставить банковскую гарантию — кредитный продукт, созданный специально для этих целей. Второй вариант предпочтительнее, поскольку вам не придется жертвовать (пусть и временно) деньгами компании.

Это важно!

Список банков, имеющих право выдавать банковскую гарантию, опубликован на сайте Минфина России и ежемесячно обновляется.

Оформляем тендерную заявку — шаг 5

Образец оформления тендерной заявки можно найти в конкурсной документации. Она состоит из двух частей: собственно заявки и списка прилагаемых к ней документов — о них мы писали выше. Заполнять тендерную заявку нужно крайне внимательно, поскольку малейшая ошибка или неточность может стать причиной недопущения к тендеру.

Подаем заявку на участие в тендере — шаг 6

Каждый заказчик устанавливает жесткие сроки окончания приема заявок. Окно между датой объявления тендера и последним днем приема заявок зависит от суммы контракта. Если она превышает 3 миллиона рублей, то между этими двумя датами должно быть не менее 20 дней. Если сумма меньше 3 миллионов рублей, этот срок должен быть не менее 7 дней.

На заметку

До окончания срока приема заявок вы имеете право отозвать свою заявку или внести в нее изменения.

Подача заявки в электронной форме на ЭТП возможна лишь в том случае, если вы аккредитованы на данной площадке и можете предоставить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Обе части заявки должны быть отправлены одновременно. После ее регистрации оператор пришлет вам подтверждение того, что заявка получена.

Презентуем компанию — шаг 7

Нередко заказчик, обратив внимание на компанию, хочет увидеть ее презентацию. Это важный шаг — вам предстоит продемонстрировать все достоинства вашей организации и выгоды от сотрудничества с вами. Поэтому презентацию не следует делать впопыхах, она должна быть наготове. Обязательно стоит включить в нее наглядные видеоматериалы, инфографику, конкретные факты — все, что позволит потенциальному заказчику составить полное (и лестное!) мнение о вашей компании буквально за несколько минут.

Ожидаем результатов проведения тендера — шаг 8

После того как пройдены все предыдущие шаги, вам остается только ждать результатов. Протокол подведения итогов будет опубликован заказчиком тендера на ЭТП в течение 3 дней после его составления. И если вы все сделали правильно, у вас будет очень неплохой шанс оказаться победителем.


Проведение тендеров для новичка в этом деле — непростой процесс. Сложнее всего правильно оформить все необходимые документы и обеспечить себе банковскую гарантию. Именно ради экономии времени и снижения риска ошибок многие компании, не имеющие собственного тендерного отдела и не располагающие свободными средствами, обращаются за помощью к специалистам.

документ

Оформление банковской гарантии для участия в тендере — сложная задача, которую можно доверить профессионалам.

Где можно оформить банковскую гарантию?
сертификат

При оформлении банковской гарантии стоит внимательно отнестись к выбору брокера и банка. Не все банки имеют право выдавать банковские гарантии!

Банки, оформляющие гарантию...
сделка

Специалисты брокерской компании могут рекомендовать банковский продукт на выгодных условиях, а также корректно оформить документы для подачи заявки в банки, что снижает риски отказов.

Подробнее...
документы

С помощью брокерской компании банковскую гарантию можно оформить без открытия расчетного счета и поручительства, имея минимальный пакет документов.

Условия получения гарантии...
рейтинг

Выбирая брокерскую компанию, стоит обратить внимание на опыт работы организации, список клиентов, а также отзывы.

Как выбрать брокера?
рубль

На стоимость банковской гарантии могут влиять срок и сумма гарантии, наличие залога и поручителя.

Рассчитать стоимость получения банковской гарантии...

Мнение редакции

С 1 июля 2018 го­да пра­во вы­да­вать бан­ков­ские га­ран­тии оста­нет­ся толь­ко за бан­ка­ми, чей кре­дит­ный рей­тинг не ни­же «А-(RU)» агент­ст­ва АК­РА и не ни­же «ruА-» рей­тин­го­во­го агент­ст­ва «Экс­перт РА». Это зна­чит, что ко­ли­чест­во бан­ков, ра­бо­та­ю­щих с участ­ни­ка­ми тен­де­ров, зна­чи­тель­но со­кра­тит­ся, а срок рас­смот­ре­ния за­явок вы­рас­тет. В та­ких усло­ви­ях об­ра­ще­ние к бро­ке­ру, если у вас нет собст­вен­но­го тен­дер­но­го от­де­ла, ста­но­вит­ся прак­ти­чес­ки не­об­хо­ди­мым.