Кто тут временные? Что делать, если вам предстоит замещать отпускника

Главное – подготовка

Если вам предстоит замещать отпускника, стоит заранее подготовиться к исполнению чужих обязанностей.

Попросите коллегу, чтобы тот заранее ввел вас в курс дела. Даже если работа, которую предстоит выполнять, вам знакома, не стесняйтесь за неделю-две до отъезда сослуживца подойти к нему, чтобы тот объяснил вам кое-какие нюансы. Ведь подчас поиск нужного документа в чужом столе превращается в настоящую головоломку!

Вам предстоит изучить не только особенности работы, но и такие «бытовые» мелочи, как, например, где хранятся напечатанные отчеты, в какой компьютерной папке лежит электронная документация, где коллега привык держать записную книжку с телефонами и адресами клиентов.

Обязательно проследите, чтобы дела, переданные вам сослуживцем, были в порядке. Попросите коллегу аккуратно разложить все по папкам и по возможности завершить срочные задания.

Не забудьте напомнить сослуживцу, чтобы тот представил вас людям, с которыми он работает, и объяснил им, какие вопросы можно решить с вами, а какие лучше оставить до его возвращения из отпуска.
Стоит позаботиться и о том, чтобы у вас была возможность связаться с отпускником в случае острой необходимости. Но все-таки старайтесь не злоупотреблять звонками и и‑мейлами, ведь человек уехал в отпуск именно для того, чтобы забыть о рабочих проблемах. Впрочем, излишнее стеснение тоже может сослужить плохую службу. Если без помощи коллеги не обойтись, не стоит откладывать решение проблемы до его возвращения. В общем, выбирайте золотую середину.

Как не надорваться

Итак, счастливый отпускник покинул офис, а вы остались грустить наедине с его компьютером.

Первым делом составьте план действий. Посмотрите, что из ваших собственных обязанностей и дел коллеги нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить на потом. Срочные дела, и свои и чужие, выполняйте сразу же, свою текущую работу – по остаточному принципу, а рутину коллеги и вовсе можно отложить в дальний ящик стола, вплоть до его возвращения. Кстати, вы вправе рассчитывать на лояльность начальства, если какое-то из дел не будет закончено в срок. Однако для того, чтобы обеспечить себе понимание со стороны босса, нужно уметь правильно отделять главное от второстепенного.

Старайтесь спланировать свой день так, чтобы работа была распределена по блокам. Например, сначала вы занимаетесь исключительно своими делами и лишь потом принимаетесь за выполнение обязанностей уехавшего коллеги. Специалисты уверены, что такое разделение помогает не терять времени на то, чтобы переключиться с одной работы на другую. Если такое распределение невозможно, хотя бы разделите работу по видам. В один блок объедините несколько телефонных разговоров, в другой – обсуждение служебных вопросов.

Награда найдет героя!

Разумеется, вы имеете право отказаться от замещения ушедшего в отпуск коллеги или хотя бы попросить, чтобы ваш труд был оплачен. Существуют несколько способов оформления такой доплаты.
Совмещение должностей. Вы продолжаете заниматься своими делами, параллельно выполняя обязанности коллеги. В этом случае с вами может быть заключен дополнительный трудовой договор, а прибавка к зарплате определяется по договоренности с начальством.

Временный перевод. Вас снимают с вашего участка работы и полностью переводят на другой. В этом случае вам заплатят столько же, сколько платили ушедшему в отпуск коллеге. Однако ваша временная зарплата в любом случае не должна быть ниже вашего прежнего среднего заработка, даже если ушедший в отпуск коллега получал намного меньше вашего.

Внутреннее совместительство. В этом случае вам придется в течение всего рабочего дня трудиться на своем месте, а по окончании смены заниматься делами коллеги. Это не означает, что вы будете сидеть на работе сутками. Переработка не должна быть больше четырех часов. С вами должны заключить дополнительный договор и определить уровень доплаты.

Довольно часто замена ушедшего в отпуск коллеги никак не оформляется и не оплачивается дополнительно. 

В этом случае вы вправе рассчитывать лишь на то, что во время вашего отпуска вы не останетесь без заместителя.

Смотрите также:

• Вдали от офиса. Как правильно организовать процесс, работая из дома →
• За себя и за того парня. Как заменить уехавшего в отпуск коллегу →
• Предотпускная лихорадка: как успеть сделать все дела? →