Как уменьшить расходы на связь: варианты оптимизации
Расходы на телефонную связь — одна из статей в бюджете административных расходов любой компании. Чем организация крупнее, тем выше ее затраты, и перед любой фирмой рано или поздно встает вопрос о сокращении расходов. Еще совсем недавно сделать это можно было, только отказавшись от каких-то коммуникативных возможностей, что нередко усложняло работу сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое интернет-телефония и как она поможет правильно сэкономить на телефонных звонках.
Содержание статьи:
Структура и доля расходов на связь в бюджете компании
Все компании обязательно используют в работе телефонную связь. Еще двадцать-тридцать лет назад монополистом в этой области была стационарная связь, в каждой организации обязательно был установлен телефонный аппарат или даже несколько. Телефоны такого типа все еще остаются весьма востребованными, даже несмотря на то, что их в какой-то степени вытеснили сотовые.
В большинстве крупных компаний установлены стационарные офисные АТС, обслуживающие сразу несколько номеров. Сотовыми корпоративными телефонами обычно обеспечиваются руководство и менеджеры среднего звена, чья работа связана с выездами и большим количеством переговоров. Часто мобильные телефоны используются и в качестве офисных, обычно это происходит в маленьких компаниях, владельцам которых проще купить сим-карту, чем тратить деньги на установку и абонентскую плату стационарного телефона.
Особенно важна телефонная связь для интернет-магазинов, транспортных и туристических фирм, организаций, занимающихся оптовыми продажами — всех тех, чья работа во многом зависит от общения с клиентами, партнерами и поставщиками.
Ежемесячно каждая компания, ведущая активную коммуникацию с клиентами, оплачивает целую кипу счетов:
- абонентская плата за стационарную телефонную связь;
- плата за интернет;
- плата за корпоративную сотовую связь.
Для вновь открывшихся компаний расходы на связь увеличиваются из-за необходимости покупки АТС и ее установки. Конечно, это разовые траты, но для небольшой компании и они могут быть очень существенными.
Сколько в среднем тратят компании на телефонию, зависит от целого ряда факторов. Этот показатель очень индивидуален и определяется размером штата компании, географическим расположением офисов, наличием филиальной сети и ее размерами.
По данным Gartner Group, российские предприятия тратят на ИТ, включая телефонию и услуги интернета, от 0,64 до 3,87% от оборота.
Небольшие фирмы в среднем расходуют около 35 000 рублей в месяц (абонентская плата за телефон плюс звонки), затраты организаций средней величины могут достигать приблизительно 50 000–100 000 рублей ежемесячно, а крупных компаний — нескольких сотен тысяч. При этом размеры затрат имеют тенденцию к увеличению. Не удивительно, что вопрос снижения расходов на телефонную связь становится все актуальнее.
Расходы на связь в рамках телефонизации офисного пространства
Аналоговый способ телефонизации офиса до сих пор остается самым распространенным. Попробуем выяснить, во сколько обойдется такая телефонизация для вновь открывшейся фирмы, которой необходимо установить АТС с нуля.
Для примера возьмем небольшой интернет-магазин с колл-центром на 3 операторов. Для работы колл-центра необходима АТС с тремя номерами. Предположим, что каждый из операторов общается с клиентами 150 часов ежемесячно (см. табл. 1).
Таблица 1.Примерные расходы на аналоговую телефонию (по данным «Ростелеком» и сайта technopoint.ru).
Затратный компонент | Примерная стоимость услуг, руб[1]. |
|---|---|
Приобретение 3 телефонных аппаратов по 1700 рублей | 5100 |
Приобретение АТС на 8 номеров | 18 490 |
Подключение и программирование АТС | 5000 + 3000 (вызов мастера) |
Стоимость ежемесячного обслуживания АТС | 1000 |
Абонентская плата за многоканальный номер | 450 |
Стоимость разговоров (в среднем за 3 операторов) | 48 600 |
Подключение телефонии | 2200 |
Абонентская плата | 600 |
Итого: | 84 440 |
На практике затраты на подключение АТС могут быть еще больше, поскольку в расчетах не учтена стоимость расходных материалов, а также работ по прокладке кабеля и установке розеток. Ежемесячные расходы на услуги связи составят около 50 000 рублей.
Расходы на мобильную связь
Следующий вариант телефонизации — мобильный. Обычно он используется вместе с аналоговой связью, и расходы на него входят в общий список ежемесячных счетов. Рассмотрим этот тип на примере небольшого турагентства со штатом из 4 сотрудников. Для них приобретены три обычных номера и один золотой. Предполагается 50 часов разговоров и две командировки для 4 сотрудников в месяц (см. табл. 2).
Таблица 2. Примерные расходы на мобильную связь (По данным «Билайн»: тариф «Все для бизнеса»).
Расходы | Примерная стоимость услуг, руб. |
|---|---|
Подключение золотого номера | 15 000 |
Абонентская плата в месяц | 1500 × 4 = 6000 |
Гарантийный взнос | 1700 × 4 = 6800 |
Роуминг — абонентская плата за месяц | 250 × 4 = 1000 |
Итого: | 28 800 |
Если возникнет необходимость приобретения для сотрудников сотовых телефонов, то стоимость подключения к мобильной связи существенно возрастет. В том случае, если фирма решит обойтись без стационарных телефонов, ее ежемесячные затраты составят около 7000 рублей. Для крупных фирм с большим количеством сотрудников использование мобильной связи совсем нецелесообразно, поскольку стоимость связи в этом случае вырастет в десятки раз.
Как снизить расходы на связь?
Существует по меньшей мере два решения, позволяющие существенно снизить расходы на связь для компании.
Вариант 1. Виртуальная телефония или VoIP
Принцип работы IP-телефонии заключается в передаче голосовых сигналов не через проводные телефонные сети, а посредством интернета[1]. При этом общаться между собой могут как владельцы мобильных, так и стационарных телефонов.
Если верить опубликованной в интернете статистике, предоставляемой российскими провайдерами, примерный процент экономии с помощью IP-телефонии таков:
- 21,4% компаний отметили сокращение расходов на 50% и более;
- 18% уменьшили траты на 30–50%;
- 32% сэкономили на услугах связи 20–30%;
- 14% сократили издержки на 10–15%.
Кроме недорогих тарифов, интернет-телефония имеет ряд возможностей и преимуществ, которые способны серьезно уменьшить расходы на связь:
- При настройке IP-телефонии не требуется покупка и установка дорогостоящей аппаратуры в офисе. Абонент получает бесплатную внутреннюю и недорогую междугороднюю (и международную) связь.
- Масштабируемость в зависимости от потребностей организации. При открытии новых филиалов или переезде не придется покупать новые АТС, достаточно подключиться к IP-телефонии.
- Настройка на расстоянии. Не нужно вызывать специалиста в офис, все можно сделать самостоятельно в личном кабинете или обратиться в службу техподдержки провайдера удалённо.
- Контроль расходов на связь. Опция записи всех разговоров позволяет контролировать переговоры в компании, а значит — сотрудники перестанут использовать телефоны в личных целях.
- Звонки внутри сети — бесплатная услуга.
Подключить IP-телефонию можно к любому устройству связи в любом месте, где есть интернет. В этом случае не потребуется никакого дополнительного оборудования. Для того чтобы получить возможность звонить с обычного телефона, необходимо наличие специального адаптера (IP-шлюза). Средняя цена такого шлюза составляет 10 800 рублей, но из-за низких тарифов его стоимость окупается буквально за два-три месяца. К одному шлюзу на два порта можно подключить два телефона, но существуют устройства и на 48 портов.
Рассмотрим ежемесячные расходы на IP-телефонию с установкой облачной АТС в нашем гипотетическом интернет-магазине с колл-центром на 3 операторов, каждый из которых затрачивает в месяц 150 часов разговоров с многоканального номера (см. табл. 3).
Таблица 3. Примерные расходы на IP-телефонию (по данным сайта www.mtt.ru/ru/).
Расходы на связь | Примерная стоимость, руб. |
|---|---|
Настройка кабинета администратора и до 5 номеров сотрудников | 2000 |
Гарнитура для компьютера (вариант установки ПО на ПК) | 3000 × 3 |
Подключение многоканального номера | 990 |
Абонентская плата в месяц | 1180 |
Абонентская плата за виртуальную АТС | 708 |
Стоимость разговоров в месяц за 3 операторов | 20 000 |
Итого: | 32 178 |
Ежемесячные расходы колл-центра составят около 22 000 рублей, при этом расходы на аналоговую связь при таком же количестве часов на разговоры — более 50 000 рублей. Снижение затрат на связь благодаря IP-телефонии может достигать 50%, а в некоторых случаях — даже 90%, это зависит от правильного выбора провайдера и размера компании.
Эти расчеты наглядно показывают, почему интернет-телефония постепенно вытесняет аналоговую связь, позволяя значительно сократить расходы. Но каким еще образом можно сэкономить на связи?
Вариант 2. FMC (Fixed Mobile Convergence)
Эта технология может объединить два типа связи — стационарную и мобильную. По сути — это та же виртуальная АТС, но в ее сеть включены и мобильные телефоны, по своему функционалу ничем не отличающиеся в данном случае от стационарных. Отличительная черта FMC — общий план короткой нумерации, который позволяет сотрудникам компании связываться между собой по внутрикорпоративным коротким номерам в пределах сети. Например, сотрудник может позвонить со стационарного офисного телефона на мобильный телефон коллеги, также имеющего короткий номер, и наоборот.
Исчезает необходимость звонить на федеральные мобильные номера с оплатой по общему тарифу и дозваниваться с мобильного до нужного работника через секретарей, тратя время на ожидание и деньги на оплату. Даже в роуминге можно с мобильного позвонить на любой внутренний телефон компании, бесплатно набрав короткий номер.
Актуальный вариант — когда офисная АТС отсутствует, а у всех сотрудников имеются только мобильные телефоны, можно объединить все корпоративные телефоны при помощи аналогичного короткого плана нумерации.
